Organizar un evento requiere una cuidadosa presupuestación y planificación financiera para cubrir los costes y generar beneficios. En este artículo, compartimos nuestros conocimientos y la experiencia externa de organizadores de eventos, como Dennis Behlau, que ha organizado 6 veces el festival Solar (con más de 30.000 visitantes en cada edición).
Compartiremos cómo presupuestar eventos grandes y medianos, así como la forma de mitigar los riesgos y evitar dificultades.
El primer paso en la organización de cualquier acto debe ser crear un plan de proyecto y un presupuesto. El plan del proyecto describe todos los aspectos esenciales del acto, como el lugar, el aforo, el género musical o el programa, el público al que va dirigido, la seguridad, etc. Posteriormente, el plan del proyecto será el documento principal utilizado para obtener las aprobaciones y permisos gubernamentales adecuados para celebrar el acto. El presupuesto suele formar parte del plan del proyecto. Traduce tus planes operativos, esbozados en el plan del proyecto, en un presupuesto y una previsión financiera.
En el presupuesto, generalmente se distingue entre las siguientes categorías de costes y entre costes fijos o variables.
Se trata principalmente de los costes salariales de los autónomos contratados por el organizador para un departamento concreto, que tienen responsabilidades tanto de preparación como in situ. Piensa en ello como un grupo ampliado de personas además de tu plantilla fija de empleados.
Supongamos que un departamento, como el equipo de producción, necesita ser contratado para un trabajo específico durante el evento (preparación, asistencia al personal, etc.). En ese caso, estos costes laborales se incluyen y presupuestan en el subpresupuesto correspondiente, que es el de producción.
El alquiler del recinto y/o lugar, incluidas todas las instalaciones y permisos necesarios, constituye una parte sustancial del presupuesto. Es esencial llegar a acuerdos claros de antemano sobre lo que está y no está incluido en el alquiler del recinto y/o lugar. Los costes del emplazamiento para grandes eventos también pueden ser variables (en función de los acuerdos).
Todos los costes municipales, los permisos y, si fuera necesario, la investigación de la flora y la fauna son fijos.
Una vez que el ayuntamiento te conceda el permiso, podrás empezar a evaluar los costes totales de seguridad y sanidad. El lugar, el tipo de evento y la duración, pero sobre todo el número de visitantes, determinarán cuánta seguridad y sanidad deberás tener en el evento. Esto incluirá guardias de seguridad, puestos de primeros auxilios, suministro de agua potable, etc.
El municipio tendrá directrices estrictas que deberás tener en cuenta al hacer planes con los proveedores de seguridad y sanidad.
Esto abarca tanto los elementos de producción logística, como vallas y vías de acceso, aparcamiento y tráfico, como la producción escénica, incluida la iluminación y el sonido. La decoración del lugar del evento también entra en esta categoría.
La decoración es la única parte que podría considerarse parcialmente variable, ya que en muchos casos, puedes decorar el lugar tanto como quieras.
Los costes de contratación de artistas, incluidos sus requisitos y transporte, pueden ser significativos y deben incluirse en el presupuesto desde el principio. Consideramos estos costes parcialmente variables porque puedes lanzar tu acto sin anunciar el cartel completo. En función del éxito de las primeras ventas de entradas, puedes aumentar o reducir los costes.
Son los costes de realizar anuncios de marketing online y offline para atraer al público deseado al evento. El marketing es clave.
Como organizador, tienes que trabajar sobre el concepto, el contenido y la marca que tienes en mente. ¿Te centras en una música específica? ¿Uno de tus puntos centrales es la decoración o el programa creativo y la producción? Hay muchos eventos, y los visitantes quieren experiencias únicas. Por eso es esencial que tu evento destaque y que el visitante vea lo que ofreces.
Cuando se trata de marketing online, puedes realizar fácilmente un seguimiento del gasto publicitario por entrada vendida, por lo que aconsejamos empezar con el marketing online para poner a prueba diferentes grupos de audiencia y anuncios.
Cuando tus campañas se hayan probado en internet y funcionen bien, puedes añadir el marketing offline a la mezcla. El marketing offline suele ser más difícil de supervisar y, por tanto, más arriesgado. Consideramos que estos costes son variables porque puedes aumentar o disminuir fácilmente este presupuesto con el tiempo.
En los grandes eventos, tienes decenas de barras y, por tanto, muchos gastos. Ten en cuenta las carpas, las barras, el equipo de dispensación, etc. Estos costes de material son relativamente altos. Por tanto, puede merecer la pena ofrecer «derechos de distribución» exclusivos a tu proveedor (si tu evento es lo suficientemente grande). Considera proveedores como Swinkels, Heineken, Inbev, etc.
Colaborar con ellos significa que tendrán derechos exclusivos en el evento, tanto para las bebidas alcohólicas como para las no alcohólicas. Siempre puedes llegar a acuerdos sobre excepciones. Estos acuerdos se componen de lo siguiente:
Comisión para el organizador.
Precio por hectolitro (cuanto más bajo sea el precio, más atractivo será para el visitante).
Acuerdos de material: Los proveedores de hardware suelen asumir ellos mismos los costes.
A menudo, hay presupuestos parciales, como los variables, que necesitan un margen para gastos imprevistos. La regla general es que todos los presupuestos variables deben tener un margen individual: ~10% para las categorías variables, ~5% para las categorías fijas, y un presupuesto global para imprevistos de ~5%.
Los presupuestos razonablemente imprevisibles y variables tienen muchas más probabilidades de tener gastos imprevistos. Por ejemplo, si llueve mucho, y necesitas virutas de madera para deshacerte de los charcos de agua o evitar que todo se convierta en un lodazal, eso puede añadir costes imprevistos a los costes de producción.
Ten en cuenta que estas categorías de costes están más relacionadas con los organizadores de festivales. Los presupuestos para las noches de discoteca en recintos cerrados serán muy diferentes, sobre todo porque tendrás menos costes de producción y los ingresos del bar a menudo se reservarán total o parcialmente para el propietario del local.
Para cada categoría de costes, puedes calcular el coste por visitante dividiendo el coste total de ese artículo por el número de visitantes. Esto te da una cantidad específica por visitante para cada artículo. Si sumas todas las categorías de costes y divides el total por el número de visitantes (previstos), obtendrás el coste medio por visitante.
Calcular el coste medio por visitante es esencial para determinar el precio de la entrada. Comparando el coste total por visitante con los ingresos previstos de tus fuentes de ingresos, puedes establecer un precio de la entrada que cubra los costes y garantice un beneficio (o al menos un equilibrio financiero saludable). Esto evitará pérdidas y garantizará que el evento siga siendo rentable.
Normalmente, se necesitan varias iteraciones del presupuesto para llegar a un presupuesto final. Tú y tu equipo debéis revisar el proyecto y los planes de producción para priorizar y recortar gastos hasta que tengáis un presupuesto con un precio de entrada razonable y realista, que os permita obtener beneficios al final.
Descarga esta plantilla para ayudarte a presupuestar tu evento.
Nota: La plantilla asume que estás usando tokens para tu festival. Si estás usando efectivo o otro sistemas de pago sin efectivo, ingresa la facturación esperada para alimentos y bebidas en el campo 'Facturación por tipo de consumo
En los festivales, a menudo vemos que el 100% de tus entradas cubren el 70-80% de tus costes. Esto significa que a plena capacidad, aún necesitarás cubrir el 30-20% de tus costes con margen en alimentación y bebidas. Si las ventas de entradas decepcionan, esto requiere reducir los costes parcialmente variables y variables. Piensa en rebajar el decorado, reducir los costes de luz o música y/o técnicos. Estar preparado para estos escenarios te ayudará a mantener un equilibrio financiero saludable.
Una vez que tengas una primera visión general de los costes, es hora de calcular tus ingresos y determinar los ingresos deseados del evento.
Los ingresos deseados del evento son la suma de tus costes más el beneficio que deseas obtener. Por tanto, si tus costes son de 250.000 EUR y quieres cubrir el 80% con la venta de entradas, entonces tus ingresos deseados por la venta de entradas deberían ser de 200.000 EUR. Es importante calcular los ingresos deseados del evento porque, a su vez, son necesarios para determinar el precio de las entradas.
Te aconsejamos que prepares varios escenarios para tus ingresos por entradas (por ejemplo, un escenario malo, medio y bueno) y, posteriormente, que estimes tus ingresos por alimentos y bebidas (por ejemplo, malo, medio, bueno) con los visitantes previstos.
Por ejemplo, un escenario malo para alimentos y bebidas sería que hiciera mal tiempo. En los eventos al aire libre, esto suele aumentar las ausencias y hace que disminuya la proporción de bebidas vendidas y aumente la de comida. Dado que el margen de la comida es inferior al de las bebidas, tus ingresos totales por comida y bebida serán menores. En un festival, el margen de las bebidas suele rondar el ~70%, mientras que el de la comida es del ~30%.
Si creas tres escenarios para cada flujo de ingresos, tendrás nueve escenarios para tus ingresos globales. Con estos escenarios, puedes estimar el impacto en tu rentabilidad global. Al repasar estos escenarios, ten en cuenta los primeros indicadores (adelantados) que puedan llevarte a determinar el escenario más probable que se produzca. Esto te ayudará a determinar qué margen de maniobra tienes para ajustar los costes y garantizar un beneficio global.
Empezar antes la venta de entradas, intentar que una mayor parte de tus costes sean variables, o posponer la confirmación de los costes fijos hasta más adelante, todo ello ayuda a mantener un cierto nivel de maniobrabilidad.
Tipos de fuentes de ingresos:
Venta de entradas suele cubrir una parte importante de los costes totales (70-80%). Es la fuente de ingresos más importante para la mayoría de los eventos y, por tanto, requiere mucha atención y experiencia.
Las tiendas de entradas convierten entre el 5 y el 20% de los visitantes. Optimizar tu sitio web y tu tienda de entradas para la conversión facilitará el éxito.
Patrocinios pueden generar ingresos adicionales muy bienvenidos. Asegúrate de sopesar el valor de los acuerdos de patrocinio con la visibilidad y los beneficios que reciben los patrocinadores.
Activa los promo bloques en tu tienda de entradas para crear tres bloques publicitarios en la página de estado del pedido de tu tienda de entradas. Esta página se muestra una vez que el comprador de entradas completa su pedido y es visitada una media de dos veces antes del evento. No desaproveches un espacio publicitario de primera que puedes vender a los patrocinadores.
La venta de alimentos y bebidas en el evento puede ser una importante fuente de ingresos. Sin embargo, estos ingresos suelen repartirse entre el organizador y los vendedores, por lo que la negociación estratégica es esencial para obtener un margen saludable.
Vende tokens en la tienda de entradas antes del evento. Esto suele aumentar las ventas de consumibles durante el evento, ya que tus visitantes sienten que gastan menos.
A menudo se olvidan los productos adicionales y la mercancía. Los productos adicionales, como taquillas, alojamiento, transporte y mercancías, pueden venderse en una tienda de entradas Eventix. Las tarifas medias a las que se adjuntan estos productos por pedido son:
Taquillas: tasa media de utilización del 15,7%*, entre el 2% y el 54%.
Transporte o aparcamiento: tasa media de utilización del 15,0%*, entre el 2% y el 45%.
Mercancía: índice de utilización medio del 6,3%, entre el 3% y el 25%.
VIP, servicio de mesa o entrada exprés: tasa de adhesión de la preferencia de entrada 20-40%, VIP o servicio de mesa 2-8%
Alojamiento: las tasas suelen ser muy elevadas para los eventos en los que es relevante.
Considera la posibilidad de adelantar la mayor parte de tus ingresos (antes del evento) para mejorar tu flujo de caja, ya que algunos de tus proveedores o artistas querrán cobrar antes del evento.
Además, cuanto antes fijes los ingresos, menor será el riesgo de ingresos decepcionantes. Por ejemplo, si has vendido tokens de crédito en la tienda de entradas 2 meses antes del evento, y el tiempo se tuerce durante el evento, al menos ya habrás generado algún beneficio.
Si tienes una idea del coste de tu evento y del aforo/cantidad de entradas que quieres vender, entonces podrás determinar el precio de tus entradas.
Un precio adecuado para tu evento te permitirá llegar a distintos segmentos de clientes. Tras la subida del IVA en Holanda para el sector cultural (festivales, museos, conciertos, etc.), el experto Rene Goudriaan ha estimado que un precio +1% más alto para las artes de podio (incluidos los festivales) supondrá un -0,5% menos de ventas de entradas. La fijación de precios es más importante que nunca, porque los consumidores siguen bajo presión tras la elevada inflación de los últimos años.
Para la mayoría de los eventos, recomendamos ofrecer varios tipos de entradas, como entradas anticipadas, normales y de última hora, o entradas normales y VIP. Esta estrategia te ayudará a atraer a distintos segmentos de clientes y a ampliar el alcance de tu evento. Si quieres saber más sobre las distintas estrategias de venta de entradas, puedes consultar nuestro seminario web o el artículo de la Base de conocimientos.
Hay dos formas habituales de determinar el precio de tus entradas.
En primer lugar, puedes fijar el precio de tus entradas en función de lo que crees que tu público está dispuesto a pagar. En segundo lugar, puedes fijar el precio de tus entradas en función del coste de tu evento, que incluye el dinero y el esfuerzo que dedicas a crear la experiencia.
Puedes empezar por lo segundo y comparar tu precio con el de la competencia más adelante.
Para fijar el precio de las entradas de tu evento, tienes que determinar i) los distintos tipos de entradas que quieres ofrecer, ii) la distribución de tu capacidad entre los distintos tipos de entradas, y iii) el margen de seguridad que quieres tener.
Es importante reiterar que desaconsejamos basar el precio de tus entradas y/o tu presupuesto en la venta del 100% de tu capacidad. En su lugar, considera un margen de seguridad del 20%. Esta estrategia no sólo proporciona un colchón para cualquier cambio inesperado, sino que también te permite basar con confianza tu presupuesto y el precio de las entradas en la venta del 80% de tu capacidad.
A continuación se muestra un ejemplo de un evento que necesita 200.000,- EUR en ingresos por entradas:
Capacidad del evento: 10.000
Margen de seguridad: 20%.
Tipos de entradas:
Anticipada, con una asignación del 25% del aforo.
Normal, con una asignación del 45% del aforo.
A última hora, con una asignación del 30% del aforo.
Primero, empieza calculando el precio medio de las entradas para todos los tipos de entradas. Lo haces dividiendo los ingresos por entradas necesarios (200.000,- EUR) por el aforo (10.000) - el margen de seguridad (20% * 10.000 = 2.000). Así, el precio medio de la entrada = 200.000 EUR / 8.000 entradas = 25,00 EUR por entrada.
Recientemente hemos realizado un estudio en profundidad sobre el % de entradas que se debe asignar a los distintos tipos de entradas. Por término medio, los organizadores de eventos que han asignado ~20% de las entradas a las anticipadas tienen muchas más posibilidades de agotar las entradas de su evento. Los compradores de entradas anticipadas actuarán como embajadores de tu evento, intentando convencer a amigos y familiares para que compren una entrada. Por tanto, aconsejamos asignar un 20% o más a entradas anticipadas y vender estas entradas con un descuento del 20-30% sobre las entradas normales.
El segundo paso consiste en calcular los distintos precios de las entradas. Generalmente, el precio medio de la entrada es el precio de la entrada normal. Por tanto, en nuestro caso, la entrada normal = 25,- EUR.
Las entradas anticipadas deben tener un descuento sobre la entrada normal. Cuanto mayor sea el descuento que ofrezcas, mayor será la probabilidad de que se agoten las entradas anticipadas. Además, cuanto mayor sea la asignación a entradas anticipadas, mayor será el grupo de embajadores que tendrá tu evento.
Supongamos que el descuento en las entradas anticipadas será del 30%. El precio de la entrada anticipada se calcula mediante la fórmula: precio de la entrada normal / (1 + descuento por entrada anticipada) = 25,- / 1,3 = 19,23 EUR.
¿Cuál debe ser el precio de las entradas de última hora? Utiliza la siguiente fórmula:
(Precio medio de la entrada - precio de la entrada anticipada * aforo anticipada - precio de la entrada regular * aforo entrada regular) / aforo entrada de última hora.
Siguiendo con el caso de ejemplo anterior, nuestra fórmula acabará teniendo este aspecto:
(25,00 EUR - 19,23 * 25% - 25,00 * 45%) / 30% = 29,80 EUR precio de una entrada de última hora.
Para conseguir un precio medio de la entrada de 25,00 EUR y obtener unos ingresos de 200.000 EUR con el 80% de las entradas vendidas, el precio de tus entradas sería el siguiente:
Entradas anticipadas 19,23 EUR
Entradas normales: 25,00 EUR
Entradas de última hora: 29,80 EUR
Puedes jugar con los números de esta hoja de cálculo para encontrar la asignación perfecta. El margen de seguridad, la distribución entre distintos tipos de entradas y el descuento que se aplica a determinados tipos de entradas influyen en el precio final.
Diferencia los precios de las entradas en función del público objetivo. Ofrece descuentos por reserva anticipada para atraer ventas iniciales y medir el interés. Utiliza diferentes precios para las distintas categorías, como experiencias VIP o descuentos para grupos, para maximizar los ingresos. Disfruta probando.
Ahora que has fijado los precios de tus entradas en función del coste de tu evento, es hora de considerar si estos precios son comercializables. Analiza los precios de eventos similares en tu zona o sector para comprender lo que puede soportar el mercado y fijar un precio competitivo. Acuérdate de tener en cuenta las características únicas y la propuesta de valor de tu evento. Comprueba los precios (y el rendimiento) de eventos similares y de eventos durante el mismo periodo, semana o fin de semana.
Asegúrate de que el precio de la entrada refleja el valor que se ofrece a los asistentes. Ten en cuenta la calidad de los artistas, el ambiente del local y los servicios adicionales ofrecidos. Si la experiencia se considera excepcional, el valor percibido puede justificar un precio de entrada más elevado.
Basándote en tu análisis de la competencia, debes juzgar si puedes vender las entradas (con el margen de seguridad calculado) por los precios calculados. Si no es así, revisa tu presupuesto, reduce el coste de tu evento, reduce los ingresos previstos por entradas y baja los precios de las entradas que calculaste.
Es bueno darse cuenta de que el beneficio de algunos de tus gastos puede no ser inmediatamente evidente para los compradores de entradas. Por ejemplo, si gastas más en un cartel de alta calidad, esto repercutirá directamente en la venta de entradas. Pero si gastas más en la decoración, esto sólo se hará evidente para los compradores de entradas una vez que hayan asistido al acto, no cuando estén comprando la entrada. Esto puede repercutir positivamente en la venta de entradas de tu próximo evento, pero no ayudará a la venta de entradas del evento actual.
La preinscripción es una herramienta valiosa para calibrar el interés y ajustar las estrategias de marketing. Proporciona información sobre la venta de entradas prevista y ayuda a planificar los límites de capacidad y los recursos necesarios para llevar a cabo tu evento.
El presupuesto de marketing es esencial para tu presupuesto global, ya que te ayudará a impulsar la venta de entradas. Pero, ¿cuánto debes presupuestar?
No hay una cifra fija cuando se trata de tu presupuesto de marketing. Es una cifra variable que depende de varios factores. Primero establezcamos qué se suele incluir en un presupuesto de marketing:
Presupuesto para crear activos de marketing: los costes de diseño, material gráfico y personal necesarios para desarrollar activos para el marketing de tu evento. Los activos de marketing incluyen, por ejemplo, un sitio web del evento, marca, vídeos, imágenes, folletos y carteles.
Presupuesto para medios de comunicación: el presupuesto para la exposición a través de plataformas y socios externos. Piensa en los costes de los anuncios en las redes sociales y las campañas de remarketing, las campañas de mailing, la reserva de vallas publicitarias y la contratación de relaciones públicas.
El presupuesto para medios de comunicación varía mucho. Las marcas establecidas suelen destinar 2-3 EUR por visitante, mientras que algunos eventos pueden requerir de 3 a 12 EUR por visitante. El presupuesto de medios específico necesario depende de factores como el tipo, la ubicación, el precio de la entrada y la antigüedad del evento. Por ejemplo, un acontecimiento bien establecido con una larga historia puede requerir un enfoque de marketing diferente al de un acontecimiento nuevo.
Las marcas de eventos establecidas gastan la mayor parte de su presupuesto de marketing en su comunidad existente con campañas de mailing y remarketing. Utilizan una parte mucho menor para atraer a nuevos clientes con campañas dirigidas. Las campañas dirigidas suelen ser más caras. Por lo tanto, si no tienes una base de clientes existente, tendrás que gastar más en el presupuesto de medios de comunicación para comercializar el evento entre nuevos clientes.
La mejor forma de determinar qué presupuesto necesitas es realizar unas cuantas pequeñas campañas de marketing online y hacer un seguimiento de lo que gastas por conversión. Una vez que consigas un par de conversiones, puedes revisar tus campañas para ver qué presupuesto necesitarás para vender todo el evento.
Puede ser difícil determinar cuándo gastar tu presupuesto de medios de comunicación. Muchos organizadores de éxito gastan la mayor parte del presupuesto de medios de comunicación al principio de la campaña de venta de entradas, porque los clientes que han comprado en tu evento también lo promocionarán de boca en boca. Por tanto, cuanto antes consigas que un grupo considerable de personas compre entradas para el acto, antes se correrá la voz y verás cómo despegan las ventas orgánicas.
Si quieres leer más sobre cómo llegar a tu público objetivo, consulta el artículo de nuestro socio Boest en nuestra Base de conocimientos.
Organizar un evento implica mucho más que visión creativa y ejecución. Requiere una planificación financiera detallada para cubrir los costes, gestionar los riesgos y lograr la rentabilidad. En este artículo, hemos esbozado los aspectos esenciales de la planificación financiera para los organizadores de eventos, con especial atención a las áreas clave de presupuestación, generación de ingresos y el papel crucial de la toma de decisiones estratégicas para maximizar el éxito.
La creación de un plan financiero detallado y flexible puede aumentar significativamente las probabilidades de éxito y rentabilidad del evento. Supervisar continuamente los resultados financieros y hacer los ajustes necesarios garantizará una utilización óptima de los recursos y unos ingresos máximos.
Si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de info@eventix.io.
