¿Buscas maximizar la venta de entradas durante el lanzamiento de tu evento? Una campaña de preventa tiene varias ventajas, pero también hay varios factores a tener en cuenta. En este artículo, te guiaremos a través de la ejecución de una campaña de preventa de éxito y cómo puedes utilizar la IA para elaborar tu estrategia.
Antes de comprometerte con el método de preventa, ten en cuenta el tamaño de tu evento, la demanda anticipada y el sector o la región donde la gente acostumbra a registrarse para conseguir entradas.
Una campaña de preventa podría ser no tan adecuada para los siguientes tipos de eventos:
Eventos recurrentes semanales o mensuales
Eventos sin una clara USP u oferta especial
Eventos pequeños con capacidad para menos de 200 personas
Eventos en los que se espera la venta de entradas en la puerta
Si tu evento no entra en la lista anterior, también deberías considerar cuál es el incentivo para los que se inscriban:
¿Tendrán acceso a las entradas al mejor precio?
¿La demanda del evento supera las entradas disponibles y, por tanto, la única forma de que tus fans estén garantizados una entrada es accediendo a la preventa?
¿Los inscritos participarán en un concurso o serán invitados a una comunidad exclusiva?
¿Las entradas sólo están disponibles para los que se registren, o habrá también una venta al público en general?
Los datos son valiosos, y su recopilación debe ser un punto central de tu estrategia a largo plazo. Cada persona que se inscribe es un cliente potencial para cualquiera de tus eventos futuros; incluso si no compra una entrada para tu próximo evento, puede comprar una para un evento futuro. Recopilar números de teléfono puede ayudarte a aumentar aún más tus conversiones, ya que puedes utilizar canales de marketing por SMS y WhatsApp. Muchas plataformas de venta de entradas exigen a los clientes que den su consentimiento para recibir marketing del promotor, por lo que restringen la cantidad de datos de clientes que puedes exportar debido al GDPR. Sin una preventa, podrías quedarte con tan sólo el 20% de los datos de los compradores de entradas, lo que dificultará tus esfuerzos de marketing para este espectáculo y el siguiente.
A diferencia de una venta de entradas progresiva a lo largo de una campaña, con la preventa creas escasez y un momento en el que el interesado debe comprometerse plenamente a comprar una entrada. Provoca conversaciones entre los interesados, recordándoles que se preparen para comprar, ya sea individualmente o para un grupo más amplio. Quieres conseguir el máximo impulso en cuanto lances tu evento. Cuantos más clientes compren pronto, más oportunidades crearás para que actúen como embajadores de tu evento, comentando sus planes con amigos y seguidores.
El número total de registrados puede ser un buen indicador del éxito que tendrá tu evento, y si lo comprendes al principio de la campaña, podrás hacer los ajustes necesarios. Los promotores que observen una gran demanda pueden optar por añadir una fecha adicional, mientras que los que hayan observado un menor compromiso pueden optar por añadir invitados adicionales, reducir el tamaño a un lugar más pequeño o cancelar el acto por completo.
Asegúrate de utilizar todos tus canales de marketing para anunciar la preventa, alineando tus esfuerzos en las redes sociales, correo electrónico, SMS, WhatsApp y cualquier otro grupo en línea. Coordínate con tus socios, el recinto y los artistas para apoyar el anuncio mediante publicaciones colaborativas en Instagram, dark ads en Meta, newsletters informativas y métodos tradicionales como reposts y comentarios para aumentar la concienciación. Invierte en activos de alta calidad, como material gráfico profesional, vídeos promocionales bien editados y contenido adaptado para que tus socios o invitados lo compartan, ya que un contenido de mayor calidad y más adaptado reduce tu coste por inscripción.
Asegúrate de que el proceso de inscripción sea lo más sencillo posible: una página web de carga rápida o un formulario de generación de leads donde los usuarios puedan rellenar automáticamente sus datos y registrarse con uno o dos clics aumentará tu tasa de inscripción.
Intenta recopilar datos de correo electrónico y número de teléfono: no necesitas saber el nombre de la persona, y añadir más entradas al formulario sólo reducirá tu tasa de registro. Una vez que alguien se haya registrado, puedes considerar enviarle un formulario de registro más detallado con una oferta que le pida información adicional como ciudades, géneros y artistas que le interesan.
Recoge sólo la información que necesites y pienses utilizar. Tenemos una regla empírica por la que suponemos que por cada campo añadido a tu tienda de entradas o herramienta de preinscripción, la conversión disminuye un -0,5%. Esto se basa principalmente en una amplia investigación realizada por grandes empresas tecnológicas sobre los procesos de pago en el comercio electrónico.
Es crucial mantener a los inscritos informados y listos para comprar. Empieza por configurar un correo electrónico de confirmación (autorespondedor) que se envíe automáticamente al inscribirse, así como un correo electrónico recordatorio listo para enviar el día antes de la preventa. Este recordatorio debe incluir detalles sobre cuándo estarán disponibles las entradas, cuándo pueden esperar recibir el enlace de las entradas y el precio inicial de las mismas.
Animar a los inscritos a añadir la fecha de la venta anticipada a sus calendarios añade otro canal a través del cual recibirán una notificación push. Evntree (una plataforma que hemos creado específicamente para campañas de preventa) anima a los usuarios a añadir la fecha de la venta o del evento a sus calendarios. Otra herramienta que podrías utilizar es AddEvent, una plataforma diseñada para permitir a los usuarios añadir un evento a múltiples formatos de calendario en un clic, a la vez que se realiza un seguimiento analítico y mucho más. También puedes utilizar sus botones de correo electrónico incrustados para animar a añadir «al calendario» en tus respuestas automáticas y correos electrónicos recordatorios.
Para garantizar una distribución lo más amplia posible del enlace a la preventa de entradas, utiliza un enfoque multicanal. Combina correo electrónico, SMS y WhatsApp para aumentar la capacidad de entrega.
Las tiendas de entradas convierten entre el 5% y el 20% de los visitantes. Se trata de una diferencia significativa. Es crucial para el éxito de tu evento elegir una solución de venta de entradas de baja fricción, optimizada para la conversión y el uso móvil, que pueda hacer frente a las demandas de alto tráfico. Controlamos continuamente las tasas de conversión de nuestras tiendas de entradas y aspiramos a una tasa media de conversión del 15%.
Hace poco analizamos los resultados de una campaña de preventa que utilizó todos estos canales, y los resultados fueron impresionantes:
Total de inscripciones: 1565
Correo electrónico: Tasa de apertura: 838 (58%) Tasa de clics: 328 (23%)
SMS: Tasa de entrega: 1376 (92%) Porcentaje de clics: 440 (32%)
Whatsapp: Porcentaje de entrega: 1190 (81%) Índice de lectura: 601 (51%) Porcentaje de clics: 498 (42%)
Tasa total de clics (al menos en una plataforma): 69,6% (1.089 usuarios)
Porcentaje de clics en el correo electrónico: 20,8% (326 usuarios)
Porcentaje de clics en SMS: 28,4% (444 usuarios)
Porcentaje de clics en WhatsApp: 32,4% (507 usuarios)
Usuarios que hicieron clic en dos plataformas: 10,1% (158 usuarios)
Usuarios que sólo hicieron clic en el correo electrónico: 14,1% (221 usuarios)
Usuarios que sólo hicieron clic en SMS: 20,2% (316 usuarios)
Usuarios que sólo hicieron clic en WhatsApp: 24,2% (379 usuarios)
Porcentaje de clics sólo por correo electrónico y SMS: 45,4% (710 usuarios)
Porcentaje de clics utilizando sólo correo electrónico y WhatsApp: 49,4% (772 usuarios)
Porcentaje de clics utilizando sólo SMS y WhatsApp: 55,5% (868 usuarios)
Total de ventas al final del día 994 (63% de conversión frente a inscritos → 91% de conversión frente a clics)
Tener un porcentaje de clics de casi un 70% en total para tu campaña de preventa es bastante impresionante. Puedes ver claramente cómo puede afectar a tus ventas tener un solo canal (20-32% de CTR) o dos canales (45-55% de CTR).
En teoría, si el precio medio de tus entradas fuese de 30 €, las ventas totales de 994 el día del lanzamiento equivaldrían a 29.820 € de ingresos. Si sólo utilizaste el correo electrónico y convertiste al 91% de los 326 usuarios de correo electrónico, habrías vendido 297 entradas (8.910 €). Si utilizaste el correo electrónico y los SMS y convertiste al 91% de los 710 usuarios de correo electrónico+SMS, habrías vendido 646 entradas (19.380 €). Si los porcentajes de correo electrónico y SMS fueron ligeramente superiores porque los que buscaban entradas no recibieron el mensaje de WhatsApp, la diferencia en los porcentajes de entregabilidad y conversiones sigue siendo sustancial y podría equivaler a cientos de entradas no vendidas y miles en ingresos perdidos.
Cuando las entradas estén disponibles, utiliza las redes sociales para recordar a los inscritos que comprueben sus bandejas de entrada o carpetas de correo no deseado para ver el enlace de la entrada. Además, plantéate configurar una automatización de ManyChat para enviar el enlace de la entrada automáticamente a cualquiera que te envíe un mensaje de texto en Instagram una vez que las entradas estén a la venta.
Para los que intenten registrarse una vez iniciada la preventa, configura una respuesta automática que incluya el enlace de las entradas. Puede que te sorprenda la cantidad de inscripciones adicionales que recibes de personas que visitan la página de preinscripción una vez iniciada la preventa.
Por último, crea urgencia entre los compradores potenciales avisándoles del progreso de la preventa. Envía un correo electrónico, SMS o mensaje de WhatsApp de seguimiento unas cinco horas después de que comience la preventa, compartiendo qué lanzamientos se han agotado, cuántas entradas se han vendido y/o cuántas quedan. Este mensaje suele ser más eficaz cuando se envía a toda tu lista de correo, siempre que el lugar/concepto del evento sea relevante para ellos.
La duración óptima de una campaña de preventa es de 4 a 7 días, con una duración máxima de 14 días. Si la preventa es demasiado corta, es posible que tus plataformas de medios de pago no tengan tiempo suficiente para optimizar los anuncios, lo que provocará un gasto presupuestario desordenado y costes innecesarios. Por otra parte, si la preventa es demasiado larga, los primeros inscritos pueden olvidarse de la fecha de puesta en venta u optar por otros eventos disponibles. Nosotros recomendaríamos una ventana de lanzamiento a la venta de:
Lunes → Lunes (+1 semana)
Martes → Martes (+1 semana)
Lunes → Viernes (misma semana)
Para muchas preventas, si la demanda es lo suficientemente fuerte, puedes esperar que alrededor del 30% de tus entradas se vendan durante el periodo de preventa. Destina el 30% de tu presupuesto de anuncios a recoger inscripciones. Controla la demanda y ajusta el presupuesto en consecuencia. Si la demanda es alta y las inscripciones llegan a un ritmo sostenible, plantéate aumentar el presupuesto. Por el contrario, si la demanda es menor de lo esperado, reduce el presupuesto y guárdalo para etapas posteriores o más cerca de la fecha del evento. Para calcular un coste óptimo por inscripción, establece como objetivo un 5-8% del precio medio de la entrada, si es inferior a 100 €, o un 3% para un precio medio superior a 100 €. Ejemplos:
€30 average ticket price = €1.50 - €2.40 cost per registration
€60 average ticket price = €3.00 - €4.80 cost per registration
€180 average ticket price = ~€5.40 cost per registration
Utiliza contenidos variados, como material gráfico, vídeos promocionales, fotos y vídeos de eventos anteriores, y contenidos con invitados, ponentes o músicos. Crea audiencias en múltiples plataformas, incluida tu lista de correo y tu captación en las redes sociales. Crea audiencias basadas en intereses relevantes y audiencias similares basadas en asistentes anteriores o en datos de participación. Asigna pequeños presupuestos a cada público para medir su eficacia. Para los que utilicen la plataforma de inscripción Evntree (explicada más adelante), podrás realizar un seguimiento eficaz de las conversiones en Meta (Compra → Inscripción completa), Tiktok (Conversión del sitio web → Inscripción completa) y Snapchat (Conversión → INSCRIPCIÓN) para que puedas ajustar tus presupuestos de forma eficaz.
Eventix siempre te da acceso a todos los datos de tus clientes. Sólo tienes que ir a tu panel de control y navegar hasta la sección «Exportaciones». Esto es muy práctico para realizar campañas de público similar, ya que puedes realizar una campaña de público similar en tus preinscripciones y más adelante en la campaña de marketing en las ventas iniciales de entradas anticipadas. Sólo tienes que exportar todos los datos de las entradas vendidas hasta ese momento y actualizar tu campaña de público similar.
Para eventos más pequeños, anuncia tu evento al menos 8-12 semanas antes de su comienzo. Esto da tiempo a anunciar tu evento en varias plataformas y permite el compromiso temprano de los asistentes. Para eventos más grandes, como festivales anuales, es habitual anunciarlo con 6-9 meses de antelación.|
Los plazos variarán según el tipo de evento y la región, ya que los días festivos, la incertidumbre económica o la competencia pueden afectar a su éxito. También debes tener en cuenta que si lo lanzas demasiado pronto, los posibles asistentes no pensarán con tanta antelación y será menos probable que se comprometan. Si es demasiado tarde, puede que los competidores ya hayan conseguido el compromiso de tu público objetivo, y los que viajan desde lejos no tengan tiempo de organizar el transporte o el alojamiento.
Los organizadores de eventos anuales suelen hacer un lanzamiento suave poco después de su evento anterior para vender entradas con descuento a sus fans más entregados.
Antes de empezar tu campaña de preventa, tendrás que decidir cuál es la mejor plataforma para maximizar tus inscripciones. Puedes elegir entre una herramienta de generación de prospectos en la plataforma, una plataforma externa o tu propio sitio web. Te recomendamos que utilices la opción que te permita minimizar la fricción del registro, educar a tu público, recopilar datos y realizar un seguimiento de las conversiones (con un píxel).
Nuestra lista de comprobación esencial de la funcionalidad de la página de preinscripción incluye:
Píxeles de seguimiento para Meta: TikTok, Snapchat, Google, etc. son un extra.
Recogida de números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Integración CRM: transfiere automáticamente a los inscritos al CRM de tu elección (Mailchimp / Bird / Brevo, etc.).
Carga de medios: para compartir imágenes o vídeos para promocionar el evento.
Nuestra funcionalidad adicional deseada incluye:
Botón de añadir al calendario: compatible con iCal y Google Calendar.
Analítica: para conocer la ubicación de tus inscritos y tu tasa de conversión.
Seguimiento de referencias: para saber qué ubicaciones generan más inscripciones
Personalización: para reflejar tu marca
Integración con Spotify (eventos musicales): para que los visitantes puedan escuchar la música de los artistas.
Compatibilidad con giras multi-evento: para permitir a los usuarios registrarse en un espectáculo específico de una gira.
Botón de compartir: permite a los usuarios compartir la página con un solo clic en WhatsApp, Messenger, Telegram, etc.
Las plataformas de medios de pago como Meta, TikTok y Snapchat ofrecen objetivos de campaña para captar clientes potenciales de forma nativa, sin que el cliente tenga que salir de la aplicación. Meta tiene anuncios para clientes potenciales mediante formularios instantáneos, TikTok tiene campañas de generación de incentivas de ventas y Snapchat tiene formularios de clientes potenciales nativos.
Tanto Meta como TikTok permiten conexiones automáticas entre la campaña y tu CRM, lo que significa que puedes transferir automáticamente nuevos clientes potenciales (datos de registro) a empresas como Bird ( también conocida como MessageBird), Mailchimp y Brevo (también conocida como Sendinblue). Con Snapchat, tendrías que exportar los clientes potenciales al final de la campaña e importarlos a tu CRM.
Todos estos formularios de generación de clientes potenciales son gratuitos, rápidos de configurar, permiten al usuario autocompletar la información de su perfil (lo que da lugar a un registro con uno o dos clics) y tienen cierta personalización para adaptarse a tu marca. Sin embargo, el uso de estas herramientas en la plataforma tiene algunos inconvenientes:
Sólo puedes acceder a ellos a través de anuncios directos en la plataforma: no se genera ninguna página web que pueda compartirse externamente fuera de la plataforma, lo que significa que necesitarías una solución adicional si quisieras recopilar registros y compartir enlaces a través de anuncios en listas de correo o en tus canales de redes sociales.
Precisión de la información precompletada: a veces, un usuario que se ha unido a una plataforma de medios sociales hace muchos años con un correo electrónico que ya no controla. Este correo electrónico se rellena previamente en el formulario, lo que puede reducir la precisión y la capacidad de entrega de tus comunicaciones por correo electrónico.
Evntree es una plataforma integral de inscripción a eventos que hemos diseñado específicamente para organizadores de eventos. Proporciona todas las funcionalidades necesarias para realizar preventas con éxito, incluidas páginas de destino, integraciones con Mailchimp, Bird y Brevo, seguimiento de píxeles para Meta, TikTok y Snapchat, análisis avanzados, personalización y mucho más. Las páginas de destino admiten eventos individuales o giras con varias fechas y ubicaciones, tienen la función Añadir al calendario para animar a los visitantes a añadir la fecha de la preventa o del evento a su calendario, tienen integración con Spotify para acceder fácilmente a la música de los artistas, y permiten subir imágenes e insertar multimedia.
Después de crear tu cuenta Evntree, puedes configurar tu primera página de destino a través del Panel de control. Para utilizar todas sus potentes funciones, como la integración con CRM y el seguimiento de píxeles, necesitarás una suscripción Premium. Puedes utilizar el código EVENTIX para obtener tu primer mes de Premium gratis. Te recomendamos que leas las Guías de configuración de Evntree para asegurarte de que has completado todas las tareas y estás listo para lanzar tu campaña.
Si prefieres no utilizar Evntree, a continuación encontrarás otras opciones, pero ninguna de ellas proporciona el conjunto completo de funciones que consideramos esenciales para llevar a cabo una preventa con éxito.
Páginas de destino integradas de Mailchimp, Bird y Brevo: fáciles de configurar, pero carecen de integraciones de píxeles y opciones de personalización.
Laylo: más orientado a artistas, lanzamientos de merchandising y giras, Laylo es un producto fantástico que recomendaremos si el caso de uso encaja. El único inconveniente es que todas tus comunicaciones se gestionan directamente a través de Laylo, no hay opción de integrarlo con tu propio CRM, y tienes que comprar créditos para enviar mensajes (alrededor de 0,02 € por DM o SMS de EE.UU. y 0,05 € por SMS internacional).
Audience Republic: una gran solución si tienes presupuesto y estás contento utilizando Audience Republic como tu CRM.
Hive: similar a Audience Republic, otro CRM específico para organizadores de eventos.
Splash: más que una solución todo en uno para eventos a medida, Splash ofrece páginas de destino bellamente diseñadas, venta de entradas integrada, seguimiento de píxeles, gestión de eventos y mucho más.
Si ya tienes tu propio sitio web, debes asegurarte de que las páginas de inscripción que crees tengan, como mínimo, la siguiente funcionalidad:
Formularios que recojan el correo electrónico y los números de teléfono y transfieran los datos directamente a tu CRM (ya sea como parte de la plataforma del sitio web o mediante una integración API).
Seguimiento de píxeles para los objetivos publicitarios PageView y CompleteRegistration, configurados para que se activen para Meta (como mínimo), así como para TikTok y Snapchat.
Crowdsauce ofrece sitios web a medida para una amplia gama de casos de uso diferentes, todos los cuales incluyen la funcionalidad de Evntree y más, proporcionándote una potente solución para mostrar tus eventos y realizar campañas de inscripción de forma regular.
Ponte en contacto a través del sitio web de Crowdsauce si quieres saber más sobre los servicios de diseño y desarrollo web para promotores.
En la Biblioteca de aplicaciones Eventix, puedes encontrar una aplicación gratuita de preinscripción creada específicamente para que el proceso de preinscripción sea lo más sencillo posible. En la aplicación, puedes configurar exactamente cómo quieres que sea tu página de preinscripción, incluido el contenido que te gustaría mostrar.
Si quieres que creemos un plan de campaña a la medida de tu evento, puedes rellenar el formulario de nuestra web, y nuestro programa de IA generará el tuyo y te lo enviará por correo electrónico.
Si tienes en cuenta estos factores y sigues las prácticas recomendadas que se describen en este artículo, podrás llevar a cabo una campaña de preventa de éxito para tu evento. Utiliza las plataformas y estrategias recomendadas para maximizar tu alcance y tus conversiones. Si necesitas asesoramiento, o quieres que una agencia dedicada se encargue de la preventa por ti, el equipo de Crowdsauce estará encantado de escucharte. ¡Mucha suerte!
