¿Qué es exactamente la acreditación? ¿Y cómo puedes gestionarla de la forma más eficaz para tus eventos? En la plataforma de gestión de eventos In2event, sabemos exactamente lo que funciona y lo que no. En esta guía, vamos a adentrarnos en el mundo de la acreditación de eventos y a enseñarte todo lo que hay que saber para empezar.
Planificar un evento con éxito implica prestar mucha atención a los detalles. La acreditación de eventos desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que todos los aspectos, desde el catering hasta el uniforme del equipo y la gestión de la lista de invitados, se gestionen con la máxima eficacia.
En pocas palabras, la gestión de la acreditación es el proceso de asegurarse de que las personas adecuadas tienen el acceso y los artículos adecuados cuando los necesitan. En este artículo, vamos a repasar todos los detalles de lo que eso significa exactamente.
Cuando se hace bien, una gestión precisa de la acreditación te ayudará con:
Control de acceso
Seguridad
Gestión de multitudes
Protección
Gestión de recursos.
En esencia, la acreditación de acceso es una forma de gestionar a los asistentes a un evento, garantizando que solo aquellos con la debida autorización puedan entrar en zonas específicas más allá de las accesibles al público en general.
Esta acreditación suele implicar la expedición de pulseras, credenciales o entradas. Esto no solo confirma el derecho de la persona a asistir, sino que también le permite acceder a determinadas zonas o actividades del evento que están restringidas al público en general. En In2event las llamamos simplemente "Zonas de acceso". Un ejemplo para aclararlo: en el recinto de un festival habrá una zona dedicada a los artistas. Llamémosla "Villa de los artistas ". A esta zona solo tendrán acceso los artistas, el equipo de backstage, los responsables de la gira, el servicio de catering, etc. El acceso a la Villa de los artistas sería una acreditación concedida a esas personas. No quieres que cualquiera se pasee libremente en esa zona. Por lo tanto, no se les asignará la acreditación de la Villa de los artistas.
Trabajar con zonas de acceso mejora enormemente la seguridad de tu evento. Como organizador, determinarás exactamente quién está autorizado a pasar por dónde. Todo el mundo podrá ir exactamente donde tiene que ir, pero allí y solo allí.
La acreditación de acceso es una de las formas más importantes de acreditación. Algunas organizaciones se detienen ahí, pero hay muchas más posibilidades.
La acreditación de catering es otro aspecto fundamental de la organización de eventos. Implica una planificación minuciosa para garantizar que todos los asistentes a tu evento estén bien alimentados y satisfechos. Todos sabemos que un equipo bien alimentado es un equipo feliz. La acreditación de catering también te permite centrarte en los invitados VIP, ofreciéndoles una cuidada selección de aperitivos y bebidas para mejorar su experiencia en general. Esto también brinda la oportunidad de recopilar información sobre sus preferencias dietéticas, lo que permite ofrecer un servicio de catering más personalizado y adaptado a sus necesidades.
Una de las principales ventajas de obtener la acreditación de catering con antelación es la reducción de residuos durante el evento. Al saber de antemano quién asistirá y quién necesitará comidas, puedes optimizar el proceso de catering, reduciendo al mínimo los excesos innecesarios y optimizando los recursos. Ser menos derrochador hará que tus eventos sean más sostenibles.
La acreditación de aparcamientos es otra faceta crucial de la planificación de eventos, ya que se centra en la comodidad y la logística del transporte de los asistentes. Garantizar un proceso de aparcamiento fluido y organizado contribuye significativamente al éxito general de un evento. Esta acreditación implica gestionar estratégicamente las plazas de aparcamiento y habilitar zonas designadas para distintos grupos, como VIP, personal y asistentes en general.
Al implementar la acreditación de aparcamiento con antelación, los organizadores del evento consiguen prever el número de vehículos y asignar eficazmente las plazas de aparcamiento, minimizando la congestión y agilizando la experiencia de llegada y salida de todos los participantes. Este enfoque proactivo no sólo mejora el flujo general del evento, sino que también contribuye a una experiencia positiva y sin estrés para los asistentes.
¿Sabías que también puedes enviar tickets de aparcamiento a tus invitados a través de nuestra integración con In2event? Así sabrás exactamente cuántos vehículos puedes esperar.
En muchos eventos, el personal lleva camisetas o uniformes oficiales. A menudo, habrá varios tipos de atuendo para distinguir a los miembros del equipo. Esto permite identificar y gestionar fácilmente al personal durante el montaje, el desmontaje y todo el evento. Pero, ¿quién lleva qué camiseta? ¿Cuántas? ¿Qué tallas? Si gestionas esto de antemano, la entrega de estos uniformes será rápida y fluida, y todo el mundo podrá ponerse a trabajar al momento.
Además, la acreditación de equipos desempeña un papel fundamental en la logística de los eventos. Ya se trate de equipos de sonido e iluminación, asistencia técnica o gestión de escenarios, es fundamental garantizar que las personas adecuadas tengan acceso al equipo necesario. Con In2event, podrás registrar todo tipo de equipos. Controla quién tiene qué y cuándo se ha devuelto. Gestionar así el inventario no solo evita la pérdida de equipos, sino que también agiliza el flujo de trabajo, contribuyendo a la eficacia general del evento.
Cuando se trata de organizar eventos, no podemos exagerar la importancia de una estrategia de gestión de acreditaciones bien ejecutada. Un enfoque acertado de la acreditación no consiste solo en una planificación meticulosa; es la piedra angular sobre la que se construye toda la experiencia del evento.
Utilizar herramientas eficaces, como una plataforma de software como In2event, es fundamental para gestionar las acreditaciones de eventos fácilmente. Nuestra plataforma te permite añadir todos los elementos necesarios con antelación, asignarlos a personas o habilitar opciones de autopetición para los asistentes, agilizando así el proceso de aprobación. Al automatizar estos procedimientos, no solo trabajas de forma más eficiente, sino que también ahorrarás un tiempo muy valioso.
Además del software, es fundamental incorporar a tu evento herramientas de acreditación de accesos. Las pulseras o tarjetas de identificación desempeñan un papel decisivo, ya que proporcionan información rápida sobre las zonas de acceso y los permisos de cada persona. Esto resulta especialmente útil para el personal de seguridad en las entradas. Otra opción es instalar controles en varios puntos de entrada. La utilización de un código QR en una pulsera o una tarjeta de identificación permite a las personas desplazarse por el recinto del evento mediante un sistema de autocontrol, lo que mejora la accesibilidad y la comodidad generales del evento.
¿Sabías que puedes crear entradas específicas para invitados dentro de la configuración de tu evento en nuestro panel de control? Así podrás controlar fácilmente a quién has invitado y quién es un invitado de pago y quién un invitado "gratuito".
Si usar una herramienta es bueno, ¡imagínate si usas dos! Aprovecha la sinergia entre Eventix e In2event para revolucionar tu evento. Es una forma increíble de aliviar significativamente tu carga de trabajo y aumentar tu competencia general. La API existente facilita la integración perfecta de las entradas de Eventix en la plataforma In2event, mejorando así la comodidad y funcionalidad de la gestión de acreditaciones.
La mayoría de los invitados no tienen por qué pasearse entre bastidores. Solo tendrán una acreditación de entrada general. Con la integración entre In2event y Eventix, es posible crear listas de invitados en In2event, invitarlos a través de la plataforma, y adjuntar entradas de Eventix a su resumen. Esto les permitirá acceder al evento por la entrada principal, en lugar de por la entrada del personal.
¿Sabías que puedes enviar entradas Eventix a través de In2event cuando hayas configurado nuestra integración con In2event en nuestra Biblioteca de aplicaciones? Así, las personas invitadas se presentarán con una entrada Eventix, sin necesidad de tener que andar con diferentes dispositivos de escaneo. Todas las entradas válidas se podrán escanear con los escáneres Eventix, ¡para que sepas exactamente cuántas personas (y quiénes) están presentes!
Una preparación minuciosa de la gestión de acreditaciones es la clave para un evento sin contratiempos. Tómate el tiempo necesario para prepararlo todo correctamente, ya que resolver problemas en este ámbito más adelante requiere mucho más esfuerzo que dedicar un momento a la planificación inicial.
Es crucial considerar cuidadosamente qué artículos acreditar, cómo clasificarlos y cuáles son los límites de cada artículo específico. Si reflexionas de antemano sobre estos aspectos, establecerás una base sólida para agilizar el proceso de acreditación. Esto no solo facilita la inscripción de los participantes, sino que también minimiza las posibles complicaciones durante el evento, mejorando significativamente la experiencia general tanto para los organizadores como para los asistentes.
Esta inversión de tiempo y atención en las fases iniciales se ve recompensada más tarde con un evento exitoso y sin contratiempos.
Cuando se trata de la acreditación de eventos, hay varios errores que conviene evitar para garantizar un proceso fluido y eficaz.
En primer lugar, pasar por alto la integración técnica puede dar lugar a errores manuales y retrasos. La implantación de una plataforma puede mejorar la eficiencia, proporcionar datos en tiempo real y agilizar todo el proceso de acreditación.
La gestión de colas es otro aspecto crítico que no debe pasarse por alto. Un sistema rápido y bien organizado es crucial, por lo que es muy importante designar los lugares de acceso en consecuencia. La entrada da la primera impresión a los asistentes, por lo que es fundamental que sea positiva. Asegúrate de que haya un número adecuado de mostradores y personal para evitar colas largas y retrasos.
Cuando se trata de acreditar eventos, la flexibilidad es decisiva. Hay que estar preparado para cambios inesperados, como que una empresa envíe a un empleado diferente, que cambie la talla de las camisetas o que no se comuniquen las preferencias dietéticas. Ajustes como estos deben acomodarse sin causar situaciones caóticas. Formar al personal de los mostradores para manejar estas situaciones es igualmente importante.
Para un ejemplo interesante de gestión compleja de acreditaciones, hemos hablado con Bart van de Klundert. El responsable informático de This Is Live Group gestiona, entre otras cosas, los ajustes de acreditación de Paaspop. Averigüemos cómo utilizan la gestión de acreditaciones en su beneficio.
El proceso de acreditación de Paaspop está estrechamente vinculado a los distintos grupos de visitantes y a los flujos logísticos que de ellos se derivan. Disponen de puntos de acceso específicos para el Norte, el Sur y la zona de acampada para garantizar una orientación eficaz de los visitantes, en función de su procedencia.
Los asistentes a Paaspop proceden de distintas partes del país, y teniendo en cuenta la ubicación, esto hace que el proyecto logístico sea todo un reto. Al asignar acreditaciones Norte y Sur a todo el mundo, se empieza a gestionar la logística desde el principio. Si alguien tiene que registrarse en la entrada Norte, también tendrá un pase de aparcamiento Norte y todas sus comidas se servirán en los puestos de restauración Norte. Vincular el lugar de acceso o registro a estas otras instalaciones reduce la distancia que hay que recorrer a pie, y divide a los grandes grupos de asistentes.
Los puntos de acreditación también se dividen en función de la naturaleza de los grupos de visitantes. La entrada norte está destinada a los miembros habituales del personal, mientras que la sur está reservada a los artistas e invitados, y la zona de acampada es para los miembros del personal que trabajan únicamente en el camping. Esta cuidadosa división es necesaria debido al tamaño del recinto y tiene por objeto la gestión de multitudes para manejar los flujos de tráfico y la congestión en los mostradores.
Después de tantas ediciones de éxito de Paaspop, la organización ya lo sabe: siempre habrá cambios de última hora en las personas y sus acreditaciones. Para prepararse para ellos, Paasop creó un grupo de WhatsApp en el que la organización se mantiene en contacto con los mostradores de acceso y los miembros del equipo del proyecto. Establecieron normas claras sobre lo que hay que comunicar para una solución rápida.
Dentro de la plataforma In2event, crean una solicitud de producción por día, para las incorporaciones de última hora y las personas nuevas que entran en el festival. Así, todo queda fácilmente documentado.
Otra valiosa lección que Bart quiere compartir: asegúrate de que todos los miembros de tu equipo están bien informados sobre la plataforma que utilizas. Todo el mundo debería saber cómo navegar por el sistema y resolver por sí mismo problemas fáciles.
En resumen, un sistema de acreditación bien documentado y estructurado es esencial para la buena ejecución de Paaspop.
Como conclusión de nuestra completa guía sobre acreditación de eventos, dominar la acreditación de eventos es un arte que combina una planificación meticulosa, una ejecución estratégica y una utilización eficaz de las herramientas. Ya se trate de gestionar el acceso, el catering, el aparcamiento o la logística del personal, cada elemento contribuye a que el evento sea perfecto e inolvidable. Como demuestra Paaspop, un sistema de acreditación bien organizado es la clave para garantizar la ejecución sin contratiempos de cualquier evento, ofreciéndole a los organizadores, al personal y a los asistentes una experiencia que supera las expectativas.
Si tienes alguna pregunta, no dudes en concertar una cita con el equipo de atención al cliente de In2event. Te guiaremos en todo lo que necesites saber.
