¿Cómo reprogramo mi evento?

Averigua cómo reprogramar tu evento y ofrecer a tus compradores un reembolso o la posibilidad de hacer donaciones.


A veces, no queda más remedio que reprogramar un evento. A continuación podrás leer sobre las diferentes opciones disponibles cuando cambias la fecha de un evento.

¿Cómo reprogramo mi evento?


1.
Vete al Panel de control.

2. Haz clic en ‘Gestionar’ y selecciona ‘Eventos’.

3. Busca el evento que te gustaría reprogramar y haz clic en la flecha del desplegable a la derecha.

4. Selecciona ‘Ajustes de reembolso’

5. Selecciona una de las dos opciones (con o sin la opción de hacer donaciones). Si en vez de eso prefieres reembolsar tu evento, puedes seleccionar una de nuestras opciones de reembolso. Lee más acerca de los reembolsos aquí.

 

Opción 1: Reprogramar evento - Opción de pedir un reembolso.

Cuando reprogramas, los compradores que no puedan o no quieran asistir en la nueva fecha, pueden solicitar un reembolso. 

Si deseas cambiar la fecha, puedes elegir si quieres que Eventix envíe un correo automático a tus compradores o no. En este correo, explicamos que el evento ha sido reprogramado y que pueden solicitar un reembolso haciendo clic en el enlace incluido en el mismo correo. Dicho enlace (el mismo que reciben cuando compran entradas) les conducirá a la página de estado del pedido, donde los compradores pueden solicitar el reembolso. Si prefieres que Eventix no envíe un correo, asegúrate de leer la opción 2 a continuación.

Atención: Esto no significa que vayamos a tomar el control sobre la comunicación con tus asistentes. Únicamente enviamos estos correos para facilitar el proceso, pero recuerda que puedes desactivarlos.

Antes de meternos con los ajustes, tendrás que cambiar la fecha del evento existente a la nueva fecha en la que tendrá lugar. Puedes incluso cambiar la fecha para eventos pasados.

Una vez que hayas seleccionado que quieres reprogramar tu evento, podrás cambiar el resto de los ajustes del evento sin problemas. Sin embargo, te pedimos que esperes 4 días antes de cambiar nada más, ya que los ajustes ‘antiguos’ se incluirán en el correo a los asistentes. Una vez que lo hayas hecho, es importante que nos lo hagas saber para que volvamos a general las entradas con la nueva fecha. Así te aseguras de que todos descargan las entradas correctas.

Atención: Si has usado un imagen de entrada personalizado que incluya la fecha, es importante que lo cambies y lo subas antes de volver a generar las entradas. 

CONSEJO EVENTIX: Te interesará volver a poner entradas a la venta para tu evento, para poder completar el aforo restante. Lo mejor es crear una nueva entrada, así te será más fácil ver la cantidad de entradas vendidas.


Elige una fecha y hora límite para recibir peticiones de reembolso. Los compradores sólo podrán solicitar una devolución dentro de la fecha y hora seleccionadas por el organizador. Si alguien no solicita un reembolso durante el periodo marcado, asumiremos que acepta la nueva fecha del evento. Al final de este proceso se hará un balance con la suma total de reembolsar. Entonces podrás saber cuántas entradas puedes vender todavía, así que no pongas la fecha límite muy cerca de la fecha del evento. 

Atención: Cuando Eventix envía un correo electrónico a tus compradores, usamos el nombre y la fecha del evento que consta en nuestro sistema. Esto significa que antes de empezar con los ajustes de reembolso, deberías introducir la nueva fecha en nuestro sistema, pero NO CAMBIES el nombre del evento (aún). Es decir, antes de empezar con los reembolsos, no cambies el nombre del evento pero la fecha. 

Ajustes:

Proceso:

  1. En 48h enviaremos un correo a los compradores con instrucciones sobre cómo solicitar un reembolso o hacer una donación, así como la fecha límite.

  2. Tras la fecha límite, el formulario a través del cual los compradores podrán solicitar reembolsos, se cerrará. Asumiremos que todos los compradores que no hayan rellenado el formulario, aceptan la nueva fecha del evento.

  3. Durante la siguiente semana a la fecha límite, haremos una suma del total de los reembolsos a realizar. Es posible que tengas que añadir fondos a la cuenta de la empresa en el Panel de control, para que podamos seguir adelante con las devoluciones. Si así fuera, te enviaremos un enlace de pago mediante correo.

  4. Una vez que haya suficientes fondos disponibles en la cuenta, llevaremos a cabo los reembolsos.

  5. En un periodo de tres a cinco días laborables, cualquier comprador que haya solicitado un reembolso, tendrá su dinero de vuelta. También volveremos a generar las entradas de los compradores que no hayan solicitado un reembolso, lo que actualizará la fecha en la entrada.


Opción 2: Reprogramar evento - Sin correo electrónico.

También puedes elegir reprogramar tu evento sin enviar un correo electrónico automático a tus compradores. En ese caso, tendrán que enviarles un correo tú mismo. Para hacerlo, selecciona la opción de reprogramar evento en el Panel de control, pero desactiva la opción de que Eventix envíe automáticamente un correo a tus compradores.

Cómo has elegido esta opción, Eventix no enviará ningún correo a tus compradores, por lo que es importante que les hagas saber que el evento ha sido reprogramado. Los compradores individuales que hayan solicitado un reembolso, pueden dirigirse al correo de confirmación que recibieron cuando completaron el pedido. El enlace a las entradas ahora será un enlace al formulario para solicitar el reembolso.

Para esta opción también es importante que pongas una fecha límite. Esta fecha no se le enviará a los compradores, pero sigue siendo importante. Nos permitirá saber cuándo termina este periodo y cuándo podemos hacer el balance para este evento, incluyendo los reembolsos. 
 

CONSEJO EVENTIX: Seguramente quieras volver a poner entradas a la venta para completar el aforo. Lo mejor es crear una nueva entrada, será más fácil saber la cantidad de entradas vendidas.

 

Ajustes (sin correo electrónico):

Proceso:

  1. En 48 horas, cambiaremos la página en la que los compradores pueden descargar sus entradas para permitirles solicitar un reembolso. A esta página se puede llegar a través del correo de confirmación que recibieron cuando hicieron la compra, haciendo clic en ‘Descargar entradas’. El enlace permanecerá activo hasta la fecha límite que hayas elegido.

  2. Una vez pasada la fecha límite, el formulario a través del cual los compradores pueden solicitar un reembolso, se cerrará. Asumimos que los compradores que no hayan rellenado el formulario, aceptan la nueva fecha del evento. 

  3. Durante la semana siguiente a la fecha límite, haremos una suma del total del dinero a devolver. Es posible que tengas que añadir fondos a la cuenta de la empresa en el Panel de control, para que podamos llevar a cabo los reembolsos. Si es así, te enviaremos un enlace de pago por correo.

  4. Una vez que haya suficientes fondos en la cuenta, haremos los reembolsos. 

  5. En un periodo de tres a cinco días laborables, los compradores que hayan solicitado un reembolso tendrán su dinero de vuelta. También volveremos a generar las entradas para los compradores que no hayan solicitado un reembolso, actualizando la fecha en la entrada.

Paso 2


Tendrás que poner la suma que debe ser reembolsada disponible para nosotros. Para que esto suceda lo más rápido posible, compartiremos contigo un enlace de pago. Una vez hecho el pago, empezaremos a reembolsar a los compradores de tus entradas. Si no eres capaz de pagar a través del enlace de pago, por favor contáctanos.

Una vez pagado el enlace, se tardará entre 3-5 días laborales antes de que tus compradores reciban el dinero de vuelta en sus cuentas. Desafortunadamente, no tenemos control sobre este proceso una vez completados los reembolsos.

Atención: Comunica el proceso claramente a los compradores de tus entradas. El correo que enviamos en la opción 1 NO es un reemplazo de la comunicación entre vosotros y vuestros compradores.



Si tienes más preguntas sobre este tema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del chat o escríbenos a info@eventix.es.